Établir un devis, le convertir en facture, enregistrer un versement et suivre les sommes encore dues constituent des opérations indispensables, mais souvent laborieuses pour les petites entreprises et les professionnels. Afin de leur offrir une réponse simple, accessible et structurée, Tektek présente FACT360, une solution numérique consacrée à la gestion des devis, des factures, des encaissements et des dépenses.
Tektek est une initiative haïtienne vouée à la vulgarisation des technologies et à la conception de solutions numériques répondant à des besoins concrets. Sa mission ne consiste pas uniquement à expliquer l’innovation, mais également à démontrer comment celle-ci peut devenir un véritable instrument d’efficacité, d’autonomie et de développement.
FACT360 procède de cette vision. La plateforme accompagne l’utilisateur durant l’ensemble du processus commercial : création et transmission d’un devis, conversion du devis accepté en facture sans nouvelle saisie, enregistrement des paiements complets ou partiels, délivrance de reçus, suivi des créances et consultation permanente de la situation financière de l’activité.
Une réponse aux difficultés quotidiennes de la facturation
Lorsqu’une entreprise travaille avec des carnets, des feuilles de calcul ou des documents éparpillés, les risques d’erreur se multiplient. Deux factures peuvent porter le même numéro, un devis peut être mal retranscrit, un paiement partiel peut être oublié et une somme due peut ne jamais être réclamée.
FACT360 rassemble ces opérations au sein d’un même espace. La numérotation des documents est produite par le système, les taxes et les taux de change sont conservés tels qu’ils étaient au moment de l’émission, tandis que le solde restant à payer se calcule automatiquement après chaque versement.
La plateforme prend en charge la gourde et le dollar, les remises, les taxes, les factures récurrentes, les reçus ainsi que les dépenses accompagnées de la photographie de leur justificatif. Chaque devis et chaque facture comporte également un code de vérification permettant au client de confirmer l’émetteur, le numéro, la date, le montant et le statut du document.
FACT360 ne remplace pas le comptable. Il lui remet toutefois une information mieux organisée, actualisée et vérifiable.
Comment accéder à FACT360 ?
L’accès au service s’effectue depuis un téléphone, une tablette ou un ordinateur connecté à Internet.
Pour commencer, il suffit d’ouvrir un navigateur, comme Chrome, Safari, Edge ou Firefox, puis de saisir l’adresse suivante dans la barre de navigation :
Une fois sur la plateforme, l’utilisateur peut accéder à son espace professionnel et entreprendre la configuration de son entreprise. Lorsqu’une identification est demandée, il convient de créer son espace ou de se connecter à l’aide des informations prévues à cet effet.
Aucun logiciel particulier ne doit être installé sur l’ordinateur. Depuis un téléphone, FACT360 peut également être ajouté à l’écran d’accueil afin d’être utilisé comme une application et retrouvé plus rapidement lors des prochaines connexions.
Comment profiter pleinement du service ?
Pour exploiter convenablement FACT360, il est recommandé de suivre les opérations dans l’ordre où elles se présentent naturellement au sein d’une entreprise.
1. Configurer l’identité de l’entreprise
La première étape consiste à renseigner les informations qui devront apparaître sur les documents professionnels :
- le nom de l’entreprise ou du professionnel;
- l’adresse et les coordonnées;
- le logo;
- la devise de référence;
- les taxes applicables;
- les conditions devant figurer au bas des devis et des factures.
Une configuration soigneuse permet de produire des documents cohérents et immédiatement reconnaissables par les clients.
2. Enregistrer les clients
Il faut ensuite créer les fiches des clients avec les informations nécessaires à la préparation et à l’envoi des documents. Cette opération évite de ressaisir les mêmes renseignements chaque fois qu’un nouveau devis ou une nouvelle facture doit être produit.
L’historique demeure attaché au client, ce qui permet de retrouver plus facilement ses devis, ses factures, ses paiements et les montants qu’il reste éventuellement à percevoir.
3. Constituer le catalogue des articles et des services
L’utilisateur peut enregistrer les produits ou les services qu’il propose habituellement. Chaque élément du catalogue peut comporter un prix, une description et la taxe correspondante.
Une fois le catalogue constitué, la préparation des prochains devis devient beaucoup plus rapide : il suffit de sélectionner les articles ou les services concernés, d’indiquer les quantités et d’appliquer, si nécessaire, une remise ou une taxe particulière.
4. Créer et transmettre un devis
Pour produire un devis, l’utilisateur sélectionne le client, ajoute les articles ou les services, précise les quantités, les descriptions, les remises et les taxes, puis vérifie le montant total.
Le devis peut ensuite être généré en PDF et transmis au client par courrier électronique. Il conserve un numéro propre ainsi qu’un code permettant d’en vérifier l’authenticité.
5. Convertir le devis accepté en facture
Lorsque le client accepte le devis, celui-ci peut être transformé en facture sans qu’il soit nécessaire de ressaisir les informations. Les lignes, les montants, les taxes et les descriptions sont conservés, tandis que le lien entre le devis et la facture demeure inscrit dans le système.
Cette conversion réduit considérablement les risques d’erreur et permet de produire la facture aussitôt que la prestation est confirmée ou réalisée.
6. Enregistrer les paiements
Chaque versement reçu doit être enregistré dans FACT360, qu’il s’agisse d’un paiement complet ou partiel. Le système actualise alors automatiquement le statut de la facture et calcule le solde restant.
Une facture peut ainsi apparaître comme impayée, partiellement payée ou entièrement payée. Un reçu imprimable ou disponible en PDF peut être remis au client pour chaque encaissement.
Lorsque l’entreprise utilise plusieurs comptes bancaires, les versements peuvent être ventilés vers les comptes concernés afin de maintenir une vue fidèle des mouvements enregistrés.
7. Gérer les factures récurrentes
FACT360 peut également faciliter la gestion des opérations qui reviennent périodiquement, notamment les abonnements, les loyers, les contrats d’entretien ou certaines prestations régulières.
Le modèle de facture est repris à chaque échéance. L’envoi automatique demeure facultatif : lorsqu’il n’est pas activé, la facture est conservée comme brouillon jusqu’à sa vérification et à sa validation par l’utilisateur.
8. Enregistrer les dépenses
Pour obtenir une vision plus complète de son activité, l’utilisateur peut également saisir les dépenses réalisées et joindre la photographie du reçu correspondant.
Cette fonction permet de réunir au même endroit les sommes encaissées et les montants dépensés. La facturation ne présente alors plus seulement ce que l’entreprise doit recevoir, mais également ce qu’elle a effectivement déboursé.
9. Consulter régulièrement le tableau de bord
Le tableau de bord permet de suivre le chiffre d’affaires encaissé, les montants facturés, les factures impayées, les devis encore ouverts ainsi que les soldes enregistrés.
Il ne s’agit pas d’un rapport qu’il faut demander ou reconstruire à la fin du mois. Ces informations demeurent disponibles en permanence afin d’aider le professionnel à relancer ses clients, à surveiller ses encaissements et à prendre de meilleures décisions.
10. Vérifier les documents
Chaque devis et chaque facture porte un code de vérification. En le scannant, le client peut accéder à une page publique confirmant les principales caractéristiques du document, sans avoir besoin de posséder un compte et sans accéder aux autres informations de l’entreprise.
Cette vérification contribue à protéger l’entreprise contre l’utilisation de documents modifiés ou falsifiés.
Une démonstration gratuite appelée à évoluer
FACT360 est actuellement proposé sous la forme d’une version de démonstration entièrement gratuite. Tektek souhaite ainsi permettre aux petites entreprises et aux professionnels d’essayer la solution dans des conditions réelles, d’en apprécier les avantages et de contribuer directement à son amélioration.
Cette phase permettra de confronter le système aux réalités du terrain, de repérer les difficultés éventuelles et de mieux comprendre les attentes de celles et ceux qui doivent régulièrement produire des devis, établir des factures et assurer le suivi de leurs paiements.
Les utilisateurs sont invités à signaler toute anomalie, à suggérer une amélioration ou à décrire une fonctionnalité qu’ils souhaiteraient retrouver dans les prochaines versions. Chaque observation contribuera à rendre FACT360 plus fiable, plus intuitif et mieux adapté aux besoins des petites structures.
Les suggestions et les signalements peuvent être transmis par :
WhatsApp : +509 3903-8181
Courriel : bonjour@jere360.com
Avec FACT360, Tektek ne se contente pas de présenter une innovation. L’initiative met gratuitement un outil concret à la disposition des petites entreprises et des professionnels, tout en les associant à son évolution. Une démarche collaborative qui fait de la technologie non plus un privilège réservé aux grandes organisations, mais une ressource accessible à celles et ceux qui entreprennent.
